Monitoring obrazowy w zakładzie pracy.

Pracodawca ma prawo wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu - czyli po ludzku - monitoring obrazowy. Przepisy dotyczące monitoringu w zakładzie pracy znajdują się w Kodeksie pracy, obowiązują od dnia 25 maja 2018 roku. Konstrukcja przepisów stanowi kompromis między ochroną interesów pracodawcy, a koniecznością poszanowania dóbr osobistych pracowników, w tym ich prawa do prywatności.

Kodeks pracy rozróżnia monitoring obrazowy (środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu) oraz inne formy monitoringu, w tym w szczególności - monitoring poczty elektronicznej. We wpisie skupiam się na pierwszej z wymienionych form monitoringu.

Kiedy monitoring obrazowy w zakładzie pracy jest dopuszczalny?

Wprowadzenie przez pracodawcę szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu czyli - monitoringu obrazowego - nie jest pozostawione swobodnemu uznaniu pracodawcy. Monitoring obrazowy musi służyć konkretnemu celowi, a cele te wskazane są w przepisach Kodeksu pracy. Tak więc monitoring obrazowy jest dopuszczalny, gdy jest on niezbędny dla zapewnienia:

1. bezpieczeństwa pracowników,

2. ochrony mienia,

3. kontroli produkcji,

4. zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

To na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania (udowodnienia), iż określonego celu nie można było osiągnąć w inny sposób jak tylko poprzez instalację monitoringu.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Czego pracodawca nie może?

Poszanowanie dóbr osobistych pracowników, w tym w szczególności - ich prawa do prywatności, przejawia się w narzucanych przez Kodeks pracy ograniczeniach co do możliwości korzystania z monitoringu obrazowego.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątkiem jest sytuacja,  w której stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji jednego z celów, wymienionych w pierwszym śródtytule niniejszego wpisu, i równocześnie - nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Ochrona dóbr osobistych pracowników oraz wolności i niezależności związków zawodowych - może być zapewniona w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie, przebywających w oznaczonych wyżej pomieszczeniach, osób.

Instalacja monitoringu.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Pracodawca ma również obowiązek oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu (w tym zakresie pracodawca zobowiązany jest także stosować się do przepisów art. 12 i art. 13 RODO). Wreszcie - pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi przekazać mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Czas przechowywania.

Efektem zastosowania monitoringu obrazowego w zakładzie pracy są oczywiście... nagrania. Kodeks pracy wprowadza określone zasady postępowania z nimi. I tak - nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wskazany wcześniej termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie okresów przechowywania, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Sankcje dla pracodawcy?

Na koniec należy odpowiedzieć na pytanie - co grozi pracodawcy za naruszenie przytoczonych w niniejszym wpisie regulacji dot. monitoringu obrazowego? Odpowiedzialność pracodawcy zależna będzie oczywiście od realiów konkretnego przypadku. Odpowiedzialność ta może się kształtować w świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO, ustawa o ochronie danych osobowych...). Nie da się również wykluczyć odpowiedzialności pracodawcy z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracownika czy nawet - rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu naruszenia przez pracodawcę jego podstawowych obowiązków względem pracownika...

Monitoring obrazowy jest bez wątpienia bardzo pożyteczny, jednakże niewłaściwie zastosowany skutkować może poważnymi problemami dla pracodawcy. Miejmy to na uwadze!

Adw. Maciej Marczak

Autor: adwokat Maciej Marczak, Kancelarie Adwokackie w Łodzi oraz w Zduńskiej Woli.

Autor nie bierze odpowiedzialności za skutki zastosowania w praktyce informacji wynikających z powyższego artykułu. Autor wskazuje, iż zasadnym jest skonsultowanie się z prawnikiem – adwokatem bądź radcą prawnym przed podjęciem jakichkolwiek działań prawnych. Powyższy artykuł stanowi jedynie zarys bardzo szerokiej i złożonej kwestii prawnej. Prawa autorskie zastrzeżone.